KSeF - łatwa integracja z systemem wFirma

System wFirma oferuje pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) już od marca 2023 roku. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do sprawnej obsługi e-faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio z poziomu programu, bez potrzeby korzystania z dodatkowych narzędzi. Integracja ta pozwala na automatyzację procesów, takich jak wysyłka i odbiór faktur. Udoskonalenia nie kończą się jednak na KSeF-ie. System wFirma stale ewoluuje, zapewniając dostosowanie do najnowszych wymagań Ministerstwa Finansów, w tym do standardu KSeF 2.0. 

Obowiązujące terminy wejścia do KSeF

Integracja z KSeF 2.0.

KSeF 2.0 wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku. Sposób postępowania zależy czy już wcześniej użytkownik przygotował się i wgrał certyfikaty oraz wskazał konfiguracje pracy w KSeF.

Użytkownik posiada wgrane certyfikaty 

W sytuacji gdy użytkownik posiada wgrane certyfikaty w systemie w zakładce PRZYCHODY » KSEF, wówczas w dniu 1 lutego 2026 roku, system automatycznie połączy się z KSeF i użytkownik będzie mógł rozpocząć pracę w zakresie jaki wskazał w sekcji KONFIGURACJA.

Użytkownik nie posiada wgranych certyfikatów do systemu

W sytuacji gdy nie posiadamy wgranych do systemu certyfikatów aby rozpocząć pracę w KSeF 2.0. konieczne jest dokonanie autoryzacji w KSeF. W tym celu należy przejść do zakładki PRZYCHODY » KSeF. W sekcji ELEKTRONICZNE FAKTUROWANIE, w kafelku KSeF klikamy akcję KONFIGURACJA INTEGRACJI.

W zakładce AUTORYZACJA W KSEF 2.0., w sekcji POŁĄCZ SIĘ Z KSEF należy wskazać sposób autoryzacji w KSeF:

• nie mam certyfikatu/tokenu - wygeneruj z wFirma

Wybieramy tę opcję, jeśli nie posiadamy jeszcze certyfikatu bądź tokenu i chcemy, aby system wygenerował go w naszym imieniu.

Po pozytywnym wgraniu pliku metadanych możliwe jest automatyczne wygenerowanie wewnątrz systemu certyfikatu autoryzacyjnego i później certyfikatu Offline.

• mam certyfikat

Wybieramy tę opcję, jeśli posiadamy samodzielnie wygenerowane na stronie Ministerstwa Finansów (KSeF) certyfikaty. Wówczas musimy tylko wgrać odpowiednie pliki z certyfikatem i kluczem prywatnym, nazwać certyfikat i wprowadzić jego hasło bezpośrednio do systemu wFirma.

• mam token

Wybieramy tę opcję, jeśli posiadamy  token autoryzacyjny (ciąg znaków) wygenerowany samodzielnie na stronie Ministerstwa Finansów (KSeF). Z tokenu można korzystać wyłącznie do końca 2026 roku. Aby go dodać wystarczy wprowadzić jego numer i kliknąć POŁĄCZ Z KSEF.

Określenie zakresu stosowania integracji z KSeF

W związku z tym, że nie każdy użytkownik ma obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku, w systemie została wprowadzona możliwość wybrania przez administratora:

• czy faktury zakupu mają być automatycznie pobierane z KSeF,
• czy faktury sprzedaży B2B mają być wysyłane do KSeF po ich zapisaniu,
• czy faktury sprzedaży B2C mają być wysyłane do KSeF po ich zapisaniu,
• czy faktury sprzedaży mają być automatycznie pobierane z KSeF.

W celu ustawienia zakresu działania integracji z KSeF należy przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF i w kafelku KSEF kliknąć INTEGRACJA AKTYWNA. 

• zaznaczenie opcji POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY ZAKUPU Z KSEF spowoduje, że system będzie pobierał faktury zakupu codziennie w godzinach nocnych i będzie je umieszczał w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE. Ręczny import faktur z KSeF przy włączonej integracji można wykonać w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE za pomocą przycisku IMPORTUJ Z KSEF.
• zaznaczenie opcji WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA FIRM (B2B) spowoduje, że po włączeniu integracji faktury sprzedażowe po wystawieniu od razu przekazywane są do KSeF. Zalecane jest korzystanie z opcji faktur roboczych, gdzie przed faktycznym wystawieniem dokumentu istnieje możliwość jego zapisania, późniejszej modyfikacji, a nawet akceptacji przez nabywcę. Aby używać wersji roboczych faktur należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA i zaznaczyć opcję WERSJE ROBOCZE FAKTUR SPRZEDAŻY.
• zaznaczenie opcji POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY SPRZEDAŻY Z KSEF spowoduje, że system wFirma automatycznie pobierze dane faktury z KSeF i zapisze w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE.
• zaznaczenie opcji WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA KONSUMENTÓW (B2C) spowoduje, że faktury wystawione na osoby nieprowadzące działalności gospodarczej (konsumentów z identyfikatorem podatkowym PESEL lub Brak) zostaną przesłane do KSeF.

Wystawianie i wysyłka faktur sprzedaży do KSeF

Faktura wystawiona w systemie wFirma zostaje od razu wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku chęci zapisania faktury sprzedaży bez wysyłania jej do KSeF, istnieje możliwość jej utworzenia, jako wersji roboczej. 

Proces księgowania nastąpi po wysłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur i poprawnym jej zarejestrowaniu (po otrzymaniu statusu 100 oraz numeru KSeF). O tym fakcie świadczy numer widoczny w kolumnie NUMER DOKUMENTU KSEF, którą użytkownik ma możliwość dodania do widoku tabeli. 

Podczas wystawiania faktury, w celu zapisania jej w systemie wFirma i wysłania do KSeF użytkownik może skorzystać z przycisku ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.

Przy zleconych do wysyłki fakturach pojawi się ikona obok ich numeru - informuje ona o statusie wysyłki faktury do KSeF.

• Kolor niebieski - faktura jest w trakcie wysyłki i przetwarzania przez KSeF.
• Kolor czerwony - wystąpił błąd wysyłki faktury do KSeF.

Szczegółowe informacje na temat statusu wysyłki faktury użytkownik może uzyskać klikając w wyżej wspomnianą ikonę. Wyświetli się wówczas okno historii komunikacji z serwerem KSeF. 

O poprawnej wysyłce i przyjęciu przez KSeF faktury świadczy komunikat o kodzie “100” natomiast o poprawnym jej przetworzeniu i zaakceptowaniu przez KSeF, świadczyć będzie komunikat z kodem “200”. Wspomniane komunikaty są widoczne po kliknięciu w niebieski numer w kolumnie NUMER DOKUMENTU W KSEF, który po kliknięciu wyświetli również historię komunikacji z serwerem KSeF. 

W przypadku, gdy użytkownik posiada stworzone wersje robocze w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, to w momencie zatwierdzenia takiej wersji roboczej poprzez opcję ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ, zostanie ona przekształcona w pełnoprawną fakturę sprzedaży oraz zostanie automatycznie wysłana do KSeF. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce po zatwierdzeniu takiej wersji roboczej przez kontrahenta za pomocą specjalnego odnośnika w wysłanej wiadomości e-mail z wersją roboczą faktury.

Z poziomu danej zakładki istnieje także możliwość ustawienia filtru KSeF, według następujących kryteriów:

• pusta opcja - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty,
• wysłane - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, które zostały pomyślnie przetworzone przez KSeF,
• niewysłane - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, które oczekują na wysyłkę do KSeF,
• odrzucone - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, dla których został zwrócony komunikat o błędzie wysyłki.

Po pomyślnym przetworzeniu wysłanego dokumentu i wygenerowaniu UPO przez system KSeF, będzie możliwość jego pobrania z poziomu systemu. Funkcja ta jest dostępna w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy zaznaczyć wysłane dokumenty i wybrać opcję POBIERZ UPO. 

Użytkownik ma możliwość również masowego pobrania UPO dla wszystkich faktur z wybranego okresu. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » WYGENERUJ WYDRUKI, zdefiniować odpowiednie daty, zaznaczyć opcję UPO Z KSEF i nacisnąć przycisk GENERUJ.

Dodatkowe informacje w strukturze faktury sprzedaży

System pozwala również dodać stałe informacje o firmie użytkownika, które zostaną następnie umieszczone w strukturze XML wysyłanego dokumentu do KSeF. Są one możliwe do skonfigurowania w zakładce PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI » ZAAWANSOWANE.

Użytkownik ma również możliwość uzupełnienia dodatkowych informacji dotyczących wystawianego dokumentu, które także zostaną umieszczone w strukturze XML. Opcja ta jest dostępna podczas dodawania faktur w podzakładce KSEF. Po zaznaczeniu opcji PRZEDMIOTEM WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWEJ DOSTAWY SĄ NOWE ŚRODKI TRANSPORTU zostaną wyświetlone pola, pozwalające na wypełnienie danych odnośnie środka transportu.

Modyfikacja wysłanej do KSeF faktury

Po wysłaniu dokumentu do KSeF, możliwość modyfikacji faktur jest ograniczona. Danymi, które można modyfikować są:

• skutek księgowy,
• szablon wydruku,
• skutek magazynowy,
• dekretacja,
• etykiety,
• rozliczenie dostawy,
• stawka ryczałtu,
• załączniki.

Istnieje natomiast możliwość zmiany oznaczeń JPK lub kodów GTU z poziomu zakładki EWIDENCJE » EWIDENCJA JPK V7.

Dodanie NIP kontrahenta na fakturach nieprzetworzonych przez KSeF

Domyślnie faktury nieprzetworzone przez KSeF nie zawierają NIP kontrahenta, natomiast istnieje możliwość wymuszenia jego wyświetlenia poprzez przejście do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » SZABLONY » USTAWIENIA SZABLONÓW i zaznaczenie opcji WYMUŚ POKAZYWANIE NIP-U NA FAKTURZE PRZED PRZET. PRZEZ KSEF.

Importy faktur sprzedaży i zakupu bezpośrednio z KSeF

System wFirma.pl udostępnia funkcje umożliwiające pobieranie nielimitowane faktur z KSeF oraz włączenie aby pobierały się one automatycznie w nocy bez ingerencji użytkownika.

Automatyczny import wydatków z KSeF

Użytkownik ma również możliwość włączyć automatyczny import wydatków z KSeF, wówczas włączenie funkcji sprawia, że faktury kosztowe z KSeF będą pobierane automatycznie raz dziennie w godzinach nocnych bez ingerencji użytkownika.

W celu włączenia automatycznego importu wydatków z KSeF należy przejść do USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » KONFIGURACJA gdzie należy zaznaczyć opcję AUTOMATYCZNY IMPORT WYDATKÓW.

Ręczny import faktur zakupowych

W systemie wFirma użytkownik ma możliwość pobrania faktur zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur. Aby zaimportować dokumenty, należy przejść do zakładki WYDATKI » WERSJE ROBOCZE » IMPORTUJ Z KSEF. W kolejnym kroku należy wyznaczyć datę, od której zostaną pobrane faktury. 

Po kliknięciu przycisku POBIERZ zostanie wyświetlone okno z listą dokumentów. Ich zapis można wykonać pojedynczo lub masowo. Użytkownik ma możliwość ich zaksięgowania na dwa sposoby:

1. poprzez zapisanie ich jako wersje robocze, a następnie ich późniejsze zaksięgowanie za pomocą opcji KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE - instrukcja dotycząca księgowania wersji roboczych znajduje się w artykule: Wersje robocze wydatków - jak wprowadzić w systemie wfirma?,
2. poprzez wybranie opcji ZAPISZ I ZAKSIĘGUJ, co umożliwi zaksięgowanie dokumentu i w przypadku zaznaczenia większej ilości pozycji, automatyczne przejście do następnego. Dokumenty te również pierwotnie zostają zapisane jako wersje robocze, dlatego w razie potrzeby istnieje możliwość pominięcia księgowania danej faktury.

Podgląd faktur zakupowych zaimportowanych z KSeF

W trakcie księgowania wersji roboczych pobranych z KSeF po lewej stronie pokazywana jest pełna wizualizacja otrzymanej faktury w formie PDF. 

Masowe generowanie podglądu faktur zakupowych zaimportowanych z KSeF

Faktury zaimportowane z KSeF posiadają wizualizację, które zbiorczo można wydrukować z poziomu masowego generowania wydruków. W celu wygenerowania zbiorczych wydruków należy przejść do zakładki USTAWIENIA, a następnie w sekcji INNE wybrać opcję WYGENERUJ WYDRUKI.

W oknie, które się pojawi należy zaznaczyć opcję KOPIE FAKTUR ZAKUPOWYCH Z KSEF a także wybrać wybrać okres za jaki dokumenty mają być wygenerowane oraz wybrać w jakim formacie dokumenty mają zostać wygenerowane: PDF (jednostronnie lub dwustronnie) lub ZIP.

Import faktur sprzedażowych

Użytkownik zintegrowany z KSeF ma również możliwość importu faktur sprzedażowych. Funkcjonalność ta znajduje się w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE » IMPORTUJ Z KSEF.

Mechanizm działania importu dokumentów jest identyczny, jak w przypadku importu w faktur zakupowych. W pierwszej kolejności należy wyznaczyć datę początku pobierania dokumentów, a następnie na wyświetlonej liście zaznaczyć odpowiednie dokumenty i skorzystać z dwóch opcji: ZAPISZ JAKO WERSJĘ ROBOCZĄ oraz ZAPISZ I ZAKSIĘGUJ.

Zaksięgowane dokumenty będą widoczne w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » ZAKSIĘGOWANE.

Import dokumentów, a powiązywanie produktów magazynowych

W przypadku korzystania z katalogu produktów w zakładce PRZYCHODY » PRODUKTY lub posiadając moduł magazynowy i dodane w nim produkty w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY, podczas importu faktur zakupowych, system powiązuje pozycje znajdujące się na dokumentach z produktami magazynowymi. Powiązywanie odbywa się po nazwach produktów, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na ujednolicenie ich nazewnictwa.

Anulowanie wystawionej faktury odrzuconej przez KSeF

Korzystając z integracji z KSeF również występuje możliwość anulowania faktury, jeśli:

• wystąpił błąd wysyłki faktury do KSeF a zostały już wystawione kolejne faktury z wyższym numerem i późniejszą datą wysyłki lub
• faktura nie została w ogóle przesłana do KSeF a zostały wysłane koleje faktury z wyższym numerem i późniejszą datą wysyłki.

W takiej sytuacji, aby anulować fakturę należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy kliknąć na numer faktury, która ma zostać anulowana. Następnie w oknie, które się pojawi należy wybrać opcję MODYFIKUJ » ANULUJ FAKTURĘ 

pojawi się wówczas komunikat: "Przed anulowaniem faktury zweryfikuj, czy znajduje się ona w KSeF. Jeśli tak, zamiast anulowania wystaw fakturę korygującą. Czy jesteś pewien, że chcesz anulować fakturę?". Po kliknięciu TAK faktura zostanie anulowana.

Pobieranie faktur przez API

Pobierając faktury poprzez API, w danych dotyczących dokumentu zawarte są również informację w sekcji “invoice”:

• ksef_registration_date - data przetworzenia przez KSeF,
• ksef_reference_number - numer nadany przez KSeF,
• ksef_status - kod dotyczący bieżącego statusu wysyłki dokumentu do KSeF.

Krajowy System e-Faktur - FAQ

1. Czy system wFirma.pl jest kompatybilny z KSeF?

System wFirma oferuje pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) już od marca 2023 roku, a obecnie wspieramy już integrację z KSeF 2.0, którą Ministerstwo Finansów uruchomiło 1 lutego 2026 roku. Ustawienia i konfiguracja integracji z KSeF są dostępne w ścieżce PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI.

2. Czy integracja z KSeF jest dodatkowo płatna?

Integracja z KSeF jest w ramach pakietów i nie przewidujemy pobierania za nią dodatkowych opłat.

3. Czy numer referencyjny nadany przez KSeF będzie widoczny w aplikacji?

Tak, numer referencyjny po wysłaniu faktury będzie możliwy do podglądu w kolumnie "Numer dokumentu z KSeF" w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, w szczegółach faktury oraz na jej wydruku.

4. Czy system będzie pokazywał status wysyłki faktury (wysłana/odrzucona) i – w przypadku błędu – wskazywał jego przyczynę oraz proces poprawy?

System sprawdza nieprawidłowości tylko na poziomie danych przesyłanych dla celów ich odbioru w KSeF. Czyli użytkownik otrzymuje status wysyłki, który dostępny jest po wystawieniu faktury w formie ikony znajdującej się z prawej strony numeru dokumentu, a po jej przetworzeniu przez KSeF po kliknięciu numeru dostępnego w kolumnie NUMER DOKUMENTU W KSEF. Natomiast w przypadku wykrycia nieprawidłowości w danych przesyłanych do KSeF, które to wymagane są przez MF, zwracany jest stosowny komunikat, który to wyświetlany jest użytkownikowi.

5. Czy aplikacja obsłuży wszystkie typy faktur przewidziane w KSeF (sprzedażowe, korekty, zaliczkowe, końcowe, uproszczone)?

Obecnie w systemie możliwa jest wysyłka do KSeF: faktur VAT, faktur bez VAT, korekt faktur, faktur VAT Marża, faktur zaliczkowych i końcowych.

6. Czy możliwe będzie wgranie certyfikatu KSeF w systemie?

W systemie wFirma, w ramach integracji z KSeF 2.0, można wgrać certyfikat wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF, a także wygenerować go bezpośrednio z poziomu wFirma.

7. Czy można autoryzować się za pomocą tokenu?

Autoryzacja za pomocą tokenu wygenerowanego w Aplikacji Podatnika KSeF jest możliwa. Należy jednak pamiętać, że jest to rozwiązanie tymczasowe. Ministerstwo Finansów planuje wyłączenie tej metody autoryzacji z końcem roku. Autoryzacja tokenem jest jedną z trzech metod autoryzacji w KSeF 2.0 dostępnych w systemie wFirma.

8. Czy każdy księgowy musi posiadać uprawnienia do KSeF klientów biura rachunkowego?
W przypadku gdy przedsiębiorca pracuje na co dzień w wFirmie i dokona samodzielnie integracji swojego konta w wFirma z KSeF, to tym samym biuro automatycznie zyskuje dostęp do kompletu dokumentów: wszystkich faktur sprzedaży a także wydatków zaimportowanych z KSeF czy wgrywanych przez OCR. Dzięki temu pracownicy biura nie potrzebują pozyskiwać dla siebie odrębnych uprawnień dostępu do faktur klienta w KSeF.

Jeśli jednak klient korzysta z zewnętrznego systemu do fakturowania, to aby biuro rachunkowe mogło zaimportować z KSeF faktury sprzedaży i zakupu klienta, musi otrzymać uprawnienia dostępu do faktur nadane przez przedsiębiorcę w Aplikacji Podatnika KSeF. W kolejnym kroku musi samodzielnie powiązać konto, na którym prowadzona jest firma klienta z otrzymanymi uprawnieniami.

9. Co muszę zrobić w systemie wFirma, w sytuacji gdy nadałem/dostałem uprawnienia przez Aplikację Podatnika KSeF?

Po nadaniu lub otrzymaniu uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF, w systemie wFirma należy dokonać autoryzacji w celu połączenia z KSeF 2.0. Masz dwie główne możliwości:

• Wgrać certyfikat wygenerowany uprzednio w Aplikacji Podatnika KSeF.
• Wygenerować certyfikat bezpośrednio w systemie wFirma.

Cała konfiguracja i wybór metody autoryzacji są dostępne w zakładce PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI.